POKL - Sprawozdawczość/PEFS 6.1.2, 8.1.2, 8.1.4

Stosowanie się do wymogów sprawozdawczości jest wymagane w każdym realizowanym projekcie. Sprawozdawczość odzwierciedla postęp rzeczowy i finansowy na każdym z realizowanych etapów w ramach projektu. Beneficjent jest zobowiązany według zapisów umowy wypełniać i przekazywać do instytucji wdrażającej wraz z wnioskami o płatność zestawienia danych o uczestnikach projektu.  
                                 
Elementem sprawozdawczości, który pozwala gromadzić informacje na temat ostatecznych odbiorców wsparcia jest Podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS). Dzięki niemu możliwe jest monitorowanie efektów zrealizowanego wsparcia po zakończeniu projektu. Dane gromadzone w PEFS 2007 umożliwią dotarcie do uczestników projektów w celu przeprowadzenia badań ewaluacyjnych. Dotyczy to ankietowania losowo wybranej grupy uczestników projektów, czyli np.: osób przeszkolonych dzięki wsparciu EFS, 6 miesięcy po zakończeniu ich udziału w projekcie. Dzięki bieżącemu monitorowaniu projektów oraz ich obiektywnej ocenie możliwe jest wyselekcjonowanie projektów najbardziej efektywnych (tzn. takich, które najlepiej służą uczestnikom) oraz form wsparcia najbardziej skutecznych i adekwatnych do potrzeb, których rozwiązania są trwałe i nadające się do powielenia. PEFS stanowi także źródło niektórych wskaźników rezultatu i wpływu, określonych w dokumentach programowych. Najczęściej jest nim wskaźnik wpływu, określający efektywność udzielonej pomocy. Oszacowanie osiągniętych wartości tych wskaźników jest zadaniem wykonawcy badania ankietowego. Otrzymane wyniki badania pozwolą sprawdzić, co dzieje się z tymi osobami, np.: czy utrzymały/uzyskały zatrudnienie w następstwie udzielonego wsparcia. Dzięki temu możliwa będzie ocena adekwatności, skuteczności i trwałości udzielonego wsparcia. Formularz, który składany jest przez projektodawcę powinien zawierać dane tylko o tych uczestnikach, którzy zakończyli udział w projekcie w okresie, za który składany jest wniosek beneficjenta o płatność (np. skończył się moduł szkoleniowy, którym byli objęci lub przerwali udział w projekcie).

Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL sporządza i przekazuje do instytucji wdrażającej wniosek o płatność z częścią sprawozdawczą oraz formularz PEFS 2007 (plik w formacie MS Excel ułatwiający prawidłowe wprowadzanie danych o uczestnikach projektów realizowanych w ramach PO KL) zgodnie z harmonogramem, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące oraz w przypadku wniosku o płatność końcową zgodnie z terminem określonym w Umowie o dofinansowanie projektu. We wniosku o płatność beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym. Do wniosku załączane jest zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.