Błędy w stosowaniu „Wytycznych
dotyczących oznakowania projektów w ramach PO KL” [Dokument dostępny w
zakładce Zasady
promocji PO KL]
- brak oznakowania dokumentacji projektowej
oraz umów zawieranych w ramach projektu,
- stosowanie logotypów w niewłaściwych
wariantach kolorystycznych,
- oznaczanie
materiałów wykonywanych w ramach projektów w sposób niezgodny z wariantami
określonymi w przedmiotowych wytycznych,
- uchybienia w oznakowaniu sal szkoleniowych i
materiałów rozdawanych uczestnikom w ramach projektów.
Uchybienia
w prowadzeniu dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność uczestników
projektu
- braki oświadczeń o prawdziwości danych
podanych przez uczestników,
- brak deklaracji uczestnictwa w projektach [brak ww. dokumentu lub równoważnego
uniemożliwia potwierdzenie kwalifikowalności uczestnika do udziału w projekcie.
Wzór deklaracji dostępny w zakładce Realizacja
projektów konkursowych/Wzory dokumentów],
- błędy w deklaracjach wypełnianych przez
uczestników projektu (braki dat, podpisów),
- brak zgody uczestników projektu na zbieranie
i przetwarzanie ich danych,
- nieaktualne zaświadczenia potwierdzające
status uczestnika,
- nie zbieranie danych uczestników na potrzeby
PEFS;[Realizacja
projektów konkursowych/Sprawozdawczość PEFS],
- podwójne kwalifikowanie uczestników projektów
[w przypadku realizacji przez
Beneficjenta projektów, w których oferowane wsparcie jest tożsame, należy
unikać sytuacji kwalifikowania do udziału w projekcie tych samych osób].
Błędy w zakresie
poświadczania kwalifikowalności wydatków [Zasady
finansowania PO KL- Dokumenty/System realizacji PO KL]
– błędne daty dokumentów we wniosku
beneficjenta o płatność,
- braki w opisach dowodów księgowych
gromadzonych do projektu,
- błędy w wyliczeniach podatku VAT,
- niedokładne sporządzane listy płac,
- brak adnotacji o weryfikacji merytorycznej i
finansowej dokumentów księgowych,
- błędnie określane kwoty wydatków
kwalifikowanych,
- brak polityki rachunkowości,
- błędnie nadawane numery księgowe i
ewidencyjne dokumentów finansowych,
- brak udokumentowania wydatków poniesionych w
ramach projektu,
- niewłaściwe opisywanie dowodów księgowych
oraz dokonywanie poprawek na dokumentach finansowych nanoszone niezgodnie z
ustawą o rachunkowości; [Dokumenty
finansowe powinny być opisane zgodnie z wytycznymi określonymi w „Zasadach
finansowania PO KL”, odpowiednio zaparafowane i datowane. Nie należy stosować
korektorów przy dokonywaniu korekt i poprawek dokumentów księgowych],
- ponoszenie wydatków
niezgodnie z ustawą o finansach publicznych [wszelkie
wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone zgodnie z art. 44 ustawy o
finansach publicznych, czyli w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów],
- błędy w stosowaniu zasady
konkurencyjności [Zasada konkurencyjności jest szczegółowo
uregulowana zapisami umowy o dofinansowanie projektu. W przypadku zamówień przekraczających 14 000 euro netto zobowiązuje ona
do wysłania zapytania ofertowego do min. 3 oferentów, zamieszczenia informacji
o postępowaniu na stronie www oraz siedzibie Beneficjenta. Zapytanie ofertowe powinno zawierać opis
przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert. Wybór
oferty powinien zostać udokumentowany stosownym protokołem, a całość procedury
winna zostać przeprowadzona z zachowaniem zasady pisemności. Nie ma obowiązku
stosowania przedmiotowej zasady w ramach kosztów personelu w projekcie],
- błędy w wysokośći
kwot cross – financingu [Ponoszenie wydatków w
ramach cross-financingu na poziomie wyższym niż określony w zatwierdzonym
wniosku o dofinansowanie projektu. Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie
kwalifikowania wydatków” wydatki ponoszone w ramach cross-financingu wykazane
powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie
projektu są niekwalifikowane.],
- brak ewidencji
księgowej,
- rozbieżność między
zapisami ewidencji ksiegowej a danymi zawartymi we wniosku beneficjenta o płatność,
- wykazywanie tych
samych dokumentów ksiegowych we wnioskach o płatność za różne okresy,
- brak uprawnień księgowego
do prowadzenia ksiąg,
- wykazywanie jednego
księgowego w kosztach pośrednich i bezpośrednich projektu,
- metodologia kosztów
pośrednich
[brak dokumentów i danych historycznych,
które posłużyły Beneficjentowi do opracowania zapisów metodologii i wyliczenia
kosztów pośrednich do projektu],
- błędy pisarskie w dokumentacji prowadzonej
przez beneficjenta w ramach projektu w tym w dokumentacji dotyczącej
prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
Błędy w dokumentacji personelu zatrudnionego w
ramach projektu [Zasady
finansowania PO KL- Dokumenty/System realizacji PO KL]
– brak opisu stanowisk,
- brak upoważnień osób zajmujących się
przetwarzaniem danych na potrzeby PEFS [Personel
projektu zajmujący się przetwarzaniem danych osobowych uczestników projektu
oraz wprowadzaniem danych do nakładki PEFS powinien posiadać stosowne
upoważnienia oraz oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami ustawy o ochronie
danych osobowych. Wszystkie upoważnienia powinny być odnotowane w ewidencji
upoważnień jednostki],
- brak ewidencji upoważnień,
- brak ewidencji czasu pracy,
- stawki umów z personelem niezgodne z
wnioskiem o dofinansowanie i stanem faktycznym,
- błędne okresy zawartych umów.
Inne uchybienia dotyczące realizacji projektów
– braki potwierdzeń odbioru przez uczestników
projektów wsparcia towarzyszącego (tj. materiały szkoleniowe, catering);
- realizacja projektu niezgodnie z
harmonogramem jego realizacji,
- brak sprzętu zakupionego w
ramach projektu podczas kontroli,
- niewystarczający opis sprzętu [przy realizacji kilku projektów o tych samych tytułach sprzęt powinien
być opisany w sposób, który umożliwi kontrolującym zidentyfikowanie z
konkretnym realizowanym projektem],
- nie stosowanie się do zapisu umowy o
dofinansowanie projektu w zakresie umieszczania informacji o szkoleniach
organizowanych w ramach projektu na stronie www.inwestycjawkadry.pl
[wymóg taki stawia umowa o dofinansowanie
projektu. Informacje na stronie powinny być aktualizowane nie rzadziej niż raz
w miesiącu],
- brak procedur związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentacji
projektowej,
- brak
zgody uczestników projektu na przetwarzanie danych wrażliwych [W przypadku zbierania tego typu danych, np.
o stopniu niepełnosprawności, karalności, itp. Istnieje wymóg posiadania zgody
na przetwarzanie danych wrażliwych],
- brak
polityki bezpieczeństwa danych osobowych, instrukcji zarządzania systemem
informatycznym oraz procedury archiwizacji [Wymóg posiadania przez jednostkę kontrolowaną ww. dokumentów został
określony w umowie o dofinansowanie projektu, ustawie o ochronie danych
osobowych, rozporządzeniu MSWiA z dnia 29.04.2004 r. (Dz. U. nr 100, poz. 1024)
oraz wytycznych w tym zakresie],
- wprowadzenie do
umów zawieranych z uczestnikami projektów zapisów o sankcjach (nie
uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie) w przypadku rezygnacji z
uczestnictwa w projekcie [MRR nie popiera
wymagania kaucji zwrotnych i innych sankcji finansowych od uczestników szkoleń
w ramach projektów realizowanych w ramach PO KL, gdyż może to wpływać na
ograniczenie dostępu do wsparcia].