POKL - Jak stworzyć projekt?

Stworzenie projektu polega na określeniu logicznego zestawu działań prowadzących do osiągnięcia w określonym czasie konkretnego, mierzalnego celu, zdefiniowaniu struktury zarządzania z przejrzystym podziałem odpowiedzialności, zaplanowaniu harmonogramu i kosztorysu oraz reguł monitoringu i ewaluacji odnoszących się do osiągania zaplanowanych rezultatów. Projekt musi odnosić się do konkretnej, ściśle określonej grupy beneficjentów ostatecznych i odpowiadać na stwierdzone potrzeby tej grupy. Działania finansowane ze środków EFS powinny również dostarczać tzw. wartość dodaną. Chodzi o zaproponowanie takich przedsięwzięć, które będą uzupełnieniem dotychczas prowadzonej praktyki o nowe, innowacyjne elementy. Z tego względu promowane będą projekty prowadzące do wykorzystania zasobów w sposób inny, bardziej efektywny niż dotychczasowe działania.

Dobry projekt to taki, który z jednej strony jest odpowiedzią na rzeczywiste problemy konkretnego środowiska czy grupy, a z drugiej jest napisany zgodnie z wymaganiami konkursowymi, stąd tak ważna jest znajomość dokumentów programowych, tj. w szczególności:

- Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL) 2007- 2013,
- Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL 2007 -2013,
- Plan Działania komponentu regionalnego PO KL,
- Dokumentacja konkursowa,
- System realizacji PO KL.

Dokładne zapoznanie się z zapisami zawartymi w dokumentach programowych i ich stosowanie jest podstawą do prawidłowego przygotowania wniosku i realizacji projektu. Z punktu widzenia projektodawcy najważniejszym dokumentem jest dokumentacja konkursowa, która określa m.in.: procedurę wyboru projektów, podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie, możliwe do realizacji formy wsparcia, uprawnione grupy odbiorców, procedurę odwoławczą, kryteria ogólne i szczegółowe, w oparciu o które oceniane będą projekty czy też sposoby zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektów.
Należy mieć na uwadze, że nawet najlepszy pomysł nie gwarantuje sukcesu, jeśli projektodawca nie zastosował się do wymogów obowiązujących dla danego naboru wniosków, dlatego przygotowując projekt warto pamiętać o kluczowych kwestiach:
- projekt musi odpowiadać celom wskazanym przez organizatora naboru wniosków (instytucję wdrażającą),
- projekt musi odpowiadać na zidentyfikowane potrzeby,
- projekt musi wskazywać ściśle określoną grupę odbiorców (beneficjentów ostatecznych), która jest uprawniona do otrzymania wsparcia,
- projekt powinien być przygotowany przy udziale wszystkich zainteresowanych partnerów (m.in. instytucji, które na co dzień działają w obszarze, w którym realizowany będzie projekt i/lub które są reprezentantami grupy docelowej),
- cele projektu muszą być przejrzyste, realne do osiągnięcia i specyficzne dla danego projektu,
- projekt musi precyzyjnie określać rodzaje zadań, ich harmonogram oraz sposób realizacji,
- niezbędne jest przedstawienie we wniosku rezultatów, których osiągnięcie będzie stanowiło o sukcesie projektu,
- reguły zarządzania muszą być klarowne i zaakceptowane przez wszystkich partnerów,
- wydatki projektu muszą być wyliczone rzetelnie, na bazie rzeczywistych potrzeb finansowych, muszą być niezbędne do realizacji projektu i zgodne z zasadami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL.

Jak widać, opracowanie wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL, wymaga wielu przygotowań. Najczęściej trudnością dla projektodawców staje się kwestia doboru metody planowania i realizacji zamierzonych przedsięwzięć, inaczej mówiąc metodyki zarządzania projektem. Narzędziem rekomendowanym przez Komisję Europejską ułatwiającym prace planistyczne jest tzw. „zarządzanie cyklem projektu” (PCM), składające się z następujących etapów:
• Identyfikacja problemu – zdiagnozowanie kluczowego problemu, jaki zostanie ograniczony lub rozwiązany poprzez realizację projektu,
• Planowanie i analiza interesariuszy – konsultacje z potencjalnymi interesariuszami, analiza ich potrzeb, problemów, jak również wybór najbardziej optymalnego wariantu ich rozwiązania,
• Formułowanie – określenie struktury problemów, celów, działań i rezultatów, czyli stworzenie planu projektowego i analiza jego wykonalności,
• Wdrażanie i monitoring – realizacja działań określonych w planie projektowym, monitorowanie wyników osiąganych w projekcie,
• Ewaluacja – ocena rezultatów osiągniętych w wyniku podejmowanych w projekcie działań.

Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania  *:
• Co chcemy zrobić i po co? (opis projektu z podziałem na cele, działania i rezultaty),
• Dlaczego warto się tego podjąć? (uzasadnienie),
• Dla kogo są przeznaczone te działania? (odbiorcy czyli „beneficjenci ostateczni”),
• Jak ma wyglądać organizacja prac? (zarządzanie),
• Kto jest potrzebny do zrealizowania zaplanowanych zadań? (zespół),
• Ile to będzie kosztowało i jak będzie sfinansowane? (budżet),
• Co chcemy osiągnąć i jak to sprawdzić? (wskaźniki, monitoring i ewaluacja),
• Jakie przeszkody mogą wystąpić przy realizacji projektu? (ryzyka).

Należy pamiętać, że projekt to nie to samo co wniosek o dofinansowanie. Wypełnianie wniosku w Generatorze Wniosków bez uprzedniego rozplanowania działań i strategii do osiągnięcia celów projektu może spowodować, że wniosek będzie nielogiczny, co może być powodem zastrzeżeń ze strony osób go oceniających. Ponadto z racji ograniczonej ilości znaków niemożliwe jest opisanie projektu we wszystkich szczegółach, stąd wniosek zwykle będzie zawierał ograniczoną ilość informacji, które są najistotniejsze do jego oceny, natomiast projekt powinien przewidywać działania w najdrobniejszych szczegółach.

* Podręcznik Zarządzania Projektami Miękkimi, Publikacja Ministerstwa Rozwoju Regionalnego Departament Zarządzania EFS współfinansowana w ramach programu PHARE