POKL - Priorytet VI - projekty systemowe

Zestaw pytań i odpowiedzi w zakresie kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach projektów PO KL

Do kiedy należy składać wniosek beneficjenta o płatność za okres od 01.01.09-30.04.09 r. ?

Wniosek beneficjenta o płatność za okres 01.01.2009-30.04.2009r. należy złożyć w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego (tj. do 15 maja 2009 roku) . Natomiast realizacja projektu w 2009 roku winna być zgodna z przyjętymi założeniami zawartymi w złożonym i zaakceptowanym  wniosku o dofinansowanie  realizacji projektu na 2009 rok. W przypadku niezgodności realizacji projektu z zatwierdzonym harmonogramem realizacji projektu –należy to opisać w pkt. 12 wniosku beneficjenta o płatność.

Załącznik nr 2 do wniosku o płatność. Jeśli Powiatowy Urząd Pracy nie określił w 2008 roku wartości docelowej jakiegoś wskaźnika np. - w tym liczba osób, które zostały objęte Indywidualnym Planem Działania,  a we wniosku za 2009 rok określił wskaźnik np. na poziomie 82 osób zgodnie z instrukcją składając wniosek o płatność w 2009 roku w przypadku projektów systemowych PUP, OPS i PCPR wartość docelowa wskaźnika to wartość określona w ramach projektu uwzględniająca wartości docelowe z wszystkich rocznych wniosków o dofinansowanie czyli 2008 i 2009r. to za wartość docelową w kolumnie 3 powinno się podać wartość 82?
 
W opisanym przypadku w załączniku nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność w kolumnie 3 należy wpisać wartość docelową 82 i umieścić stosowny komentarz.

W załączniku nr 2 – tabela 6 w kolumnach 7/8 i 9 podaje się wartości kumulatywnie czyli od początku realizacji projektu w przypadku gdy Powiatowy Urząd Pracy nie określił wielkości jakiegoś wskaźnika w 2008 roku a zrobił to w 2009 to sumując dane z 2 lat otrzymamy stopień realizacji przekraczający 100%. Czy będzie to prawidłowe?

Jeżeli we wcześniejszych okresach nie zostały określone wartości docelowe, a zostały określone w roku 2009, to należy wpisać wartość docelową z 2009. Natomiast w komentarzu należy napisać, że wartość docelowa dotyczy roku 2009.

W projekcie zadanie promocja jest bezkosztowe. Czy w postępie rzeczowym realizacji projektu należy wykazywać poszczególne zadania związane z promocją, a finansowane ze środków FP poza projektem?

Odnośnie wydatków bezkosztowych (promocji) to w postępie rzeczowym proszę bardzo krótko opisać prowadzone etapy zgodnie z harmonogramem realizacji projektu z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu na 2009 rok.

W 2008 roku w ramach projektu 6.1.3 przyznaliśmy jednemu z beneficjentów dotację na rozpoczęcie działalności gospodarczej w wysokości 13.000 zł. W przedstawionym w dniu 30-03-2009 roku przez te osobę rozliczeniu nie  uwzględniono wydatków na łączną  kwotę 960 zł, ponieważ jedna z faktur została wystawiona na innego nabywcę, a w przypadku drugiej zakupu dokonano po terminie określonym w umowie o przyznanie dotacji. W/w osoba została wezwana do zwrotu kwoty 690 zł na konto projektu. W którym momencie należy dokonać korekty finansowej dotyczącej tego zwrotu (kwota nie została jeszcze zwrócona)?

Zgodnie z dokumentem Zasady finansowania POKL z dnia 25.03.2009: „korekta finansowa wykazywana jest w momencie stwierdzenia konieczności zwrotu środków przez uczestnika projektu bez względu na to, czy środki zostały odzyskane od uczestnika czy nie.”

Czy zgodnie z nową instrukcją wypełnienia wniosku o płatność  PUP ma obowiązek wypełniania pkt. 10-wnioskowana kwota oraz tabeli 9 - rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego?

Zgodnie z Instrukcją wypełnienia wniosku beneficjenta o płatność w punkcie 2_(8) Płatność, w przypadku PUP należy wpisać „ nie dotyczy”. Natomiast w punkcie 2_(10) należy wpisać „0”. Jeżeli punkt 2_(8) i 2_(10) jest prawidłowo wypełniony, to (9_) Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego w GWP jest nieaktywne. Punkt (10_) harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe - należy wypełnić.

W tabeli 4- postęp finansowy należy uwzględnić wydatki zatwierdzone w poprzednich latach. Jak należy to zrobić, jeżeli w  obecnym wniosku o dofinansowanie niektóre zadania nie zostały uwzględnione lub mają  nadane inne numery?

Należy odnieść się do chronologii zadań wykazanych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie na 2009 r. Zadania, które występowały w 2008 r., a nie występują w 2009 r. należy dopisać w wierszach poniżej.

Pytanie dotyczy tabeli nr 6  osiągnięte wartości wskaźników, "w tym  liczba osób objętych indywidualnym planem działania ".Ile osób  wykazać w wartości docelowej wskaźnika? W roku 2008 nie była wykazywana ta wartość pomimo określenia we wniosku o dofinansowanie. W roku 2008- 209 osób otrzymało IPD. W  tym roku przewidzieliśmy 102 osoby. Jednak 5 osób, które były uczestnikami projektu w 2008 roku i zakończyły go, ponownie  powraca do projektu w tym roku. Czy w wartości docelowej wskaźnika  wykazać 102+ 204 bo (209-5 powracających do projektu) =306 czy to ma być jak w ostatnim zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie 203 + 102= 305 osób?

Wartość docelowa wskaźników to wartość określona we wniosku o dofinansowanie.  W przypadku projektów systemowych PUP wartość docelowa to wartość określona w ramach projektu uwzględniająca wartości docelowe z zatwierdzonych wszystkich rocznych wniosków o dofinansowanie. W tym przypadku wartością docelową będzie 305 osób. Ponadto w tabeli nr 6 należy monitorować wszystkie wskaźniki, które beneficjent określił we wniosku o dofinansowanie realizacji  projektu oraz wskaźniki określone dla Działania, w ramach którego realizowany jest projekt. Dotyczy to również sytuacji, w których beneficjent  nie określił we wniosku o dofinansowanie wartości docelowych dla wszystkich wskaźników. Brakujące dane należy  uzupełnić oraz umieścić stosowny komentarz (wyjaśnić przyczynę).

W punkcie 2 (7) okres realizacji projektu należy wpisać 2009-01-01 do 2009-12-31,   czy tak jak w poprzednim roku 2008-01-01 do 2013-12-31 ?

We wniosku beneficjenta o płatność  w punkcie 2.7 -okres realizacji projektu proszę wpisać: 01.01.2008-31.12.2013 (tj. okres realizacji projektu wynikający z zawartej umowy ramowej).

Czy każdy wydatek powinien być nadal księgowany w rozbiciu 85% i 15%, pomimo tego, iż PUP  otrzymuje teraz 100% kwoty dofinansowania? Jeżeli tak, to czy także wpływ środków z MPiPS na dofinansowanie projektu powinien zostać rozksięgowany w rozbiciu 85% do 15%?

Zgodnie z dokumentem Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wszystkie wydatki ze środków publicznych w ramach projektu systemowego – niezależnie od źródła ich finansowania  - powinny być księgowane w 85 % z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz w 15 % z krajowego współfinansowania, zgodnie z podziałem wynikającym z tabel finansowych Szczegółowego Opisu Priorytetów POKL dla Działania 6.1.. Ponadto  również w dokumencie Zasady finansowania POKL jest zapis, że „Co do zasady, niezależnie od źródła finansowania wydatków w projekcie, jednostki sektora finansów publicznych powinny księgować wydatki według proporcji 85%  - z czwartą cyfrą „8” (finansowanie z funduszy strukturalnych) oraz 15% - z czwartą cyfrą „9” (współfinansowanie krajowe)”. Natomiast księgowanie wpływu środków z MPiPS powinno dokonane w oparciu o obowiązujące przepisy.

Czy dokumenty księgowe powinny być opisane w taki sposób, aby wynikało z nich jaką kwotę sfinansowano ze środków EFS a jaką kwotę sfinansowano ze środków krajowych (w myśl tego, że mamy księgować wydatki w podziale procentowym)?

Nie ma jednoznacznego wskazania, że dokumenty księgowe powinny być opisane w taki sposób, aby wynikało z nich jaką kwotę sfinansowano ze środków EFS. Musi być natomiast informacja, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego. Natomiast w dokonanej na dokumencie dekretacji księgowej będzie  widoczny podział procentowy wydatku na podstawie kont i podziału kwot.
Ponadto informuję, że zgodnie z dokumentem Zasady finansowania POKL:  „Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:
- numer umowy o dofinansowanie projektu;
- informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;
- nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego  wydatek jest ponoszony;
- kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.
Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego – również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

W jakim czasie od daty zakończenia udziału w projekcie ma być przeprowadzone badanie, czy jego uczestnik podjął zatrudnienie w wyniku uczestnictwa w projekcie?

Przeprowadzenie badania dotyczącego podjęcia zatrudnienia przez uczestnika projektu w wyniku jego udziału w projekcie powinno być zgodne z założeniami określonymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (w tym przypadku we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu został dokonany zapis, iż zakładane rezultaty projektu to m.in. podjęcie pracy w wyniku udziału w projekcie przez 60 uczestników projektu. Natomiast monitorowanie rezultatów projektu będzie odbywać się na bieżąco).

W związku z koniecznością monitorowania takich wskaźników jak: liczba osób które zakończyły szkolenie, staż, przygotowanie zawodowe. Jak mają być wykazywane osoby, które przerwały np. staż z powodu podjęcia pracy ?  Osoba taka ujmowana jest jako osoba, która zakończyła udział w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką. Czy ma być wykazywana również jako osoba, która zakończyła formę wsparcia jak np. staż?

Jeżeli osoba, która  przerwała np. staż z tytułu podjęcia zatrudnienia jest wykazywana jako osoba która zakończyła udział w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką to z powyższego wynika, że taka osoba również powinna być wykazana jako osoba, która zakończyła formę wsparcia, w której uczestniczyła.

Czy w pkt 2.6 wniosku o płatność należy wpisać nr umowy czy nr aneksu?

W (2_(6)) Należy wpisać nr Umowy ramowej zgodny z KSI. W przypadku gdy został zawarty aneks, należy wskazać aneks obowiązujący w dniu przedkładania wniosku do instytucji weryfikującej wniosek.

Czy w pkt 2.8 wniosku o płatność należy zaznaczyć płatność zaliczkową czy nie dotyczy?

W (2_(8)) w przypadku projektu systemowego PUP należy wpisać „ nie dotyczy” (zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku beneficjenta o płatność).

Czy źródłem finansowania wydatków (tab. 8) jest nadal Fundusz Pracy?

Zgodnie z dokumentem  Zasady finansowania POKL: „w ramach Poddziałania 6.1.3 Poprawa zdolności do zatrudnienia oraz podnoszenie poziomu aktywności zawodowej osób bezrobotnych zakłada się realizację projektów systemowych przez Powiatowe Urzędy Pracy (PUP) ze środków Funduszu pracy zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r., o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.”

Czy należy wypełniać tab. 10 "Harmonogram płatności na kolejne okresy"?

Należy wypełnić punkt (10_) –Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe.

Czy w załączniku nr 1 do wniosku o płatność w kolumnie 11 jako źródło finansowania należy wskazać Fundusz Pracy?

W załączniku nr 1 w kolumnie 11 ( zgodnie z instrukcją) należy wskazać źródło sfinansowania wydatku -  „FP” (Fundusz Pracy) lub „prywatne” przy wykazywaniu wydatków związanych z wkładem prywatnym przedsiębiorców.
W przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł należy go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła.

Czy opisując dokumenty należy oprócz wskazania, że operacja gospodarcza dotyczy umowy nr UDA-POKL.06.01.03-02-0…/08-00 z dnia 05.03.2008r., dopisać że w/w operacja dotyczy również aneksu do umowy ramowej, podpisanego w dniu ……..2009r.?

Według opinii instytucji wdrażającej(Instytucji Pośredniczącej 2 stopnia) należy wpisać numer umowy ramowej Projektu systemowego.

Czy wszystkie wydatki projektu powinny być księgowane w 85% z EFS oraz w 15% z krajowego współfinansowania, czy też zadania takie jak: „Promocja projektu” „Obsługa projektu”, które są zadaniami fakultatywnymi PUP  mają być w 100% zadaniami finansowanymi z wkładu własnego (środki FP w dyspozycji samorządu powiatu)? 

Wszystkie wydatki projektu powinny być księgowane w podziale 85% i 15%. 

Na jakiej stronie rejestrować szkolenia indywidualne i grupowe?

www.inwestycjawkadry.info.pl

W dokumencie Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach PO KL jest zapis dotyczący promocji projektu ( koszty związane  z opracowywaniem, wydawaniem i rozpowszechnianiem informacji o usługach organów  zatrudnienia, koszty opracowywania i rozpowszechniania materiałów informacyjnych i szkoleniowych dotyczących nabywania umiejętności poszukiwania i uzyskiwania zatrudnienia). W uwagach zgłoszonych do w/w dokumentu UM Katowice zaproponował również dopisanie kosztów związanych z materiałami promocyjnymi. Uwaga ta nie została uwzględniona przez IZ. W związku z tym powstaje pytanie, czy zakup gadżetów promujących projekt (długopisy, notesy, kalendarze ścienne, smycze, samoklejące koperty) może być wydatkiem kwalifikowanym w ramach w/w projektów systemowych?  

Biorąc pod uwagę nieuwzględnienie przez IZ propozycji UM Katowice rozszerzenia katalogu kosztów promocji w dokumencie Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach PO KL oraz analizę zapisu określającego koszty promocji projektu, jako koszty związane z opracowywaniem, wydawaniem i rozpowszechnianiem informacji o usługach organów zatrudnienia oraz o kosztach opracowywania i rozpowszechniania materiałów informacyjnych i szkoleniowych dotyczących nabywania umiejętności poszukiwania i uzyskiwania zatrudnienia, IP rekomenduje nie zaliczać gadżetów do kosztów kwalifikowalnych w ramach promocji projektu, jeśli nie informują ani o usługach oferowanych przez organy zatrudnienia ani nie przyczyniają się do nabywania umiejętności poszukiwania i uzyskiwania zatrudnienia. Do kosztów kwalifikowalnych w tej kategorii należy zaliczać tylko koszty takich „materiałów”, które służyć będą bezrobotnym jako źródło informacji bądź wiedzy w zakresie nabywania umiejętności lub uzyskiwania zatrudnienia.

Czy PUP powinien dokonywać rozliczenia przyznanych środków na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz środków przyznanych na podjęcie działalności gospodarczej osobie bezrobotnej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w kwocie brutto czy netto? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki za niekwalifikowane z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL uznaje się „podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług”. Natomiast na podstawie § 9 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2005r. (z późn. zm.) w  sprawie szczegółowych warunków i trybu dokonywania refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, przyznawania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej oraz form zabezpieczenia zwrotu otrzymanych środków „rozliczenie poniesionych i udokumentowanych przez podmiot kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy oraz wydatkowania przez bezrobotnego otrzymanych środków na podjęcie działalności gospodarczej są  dokonywane w kwocie brutto”?

Powiatowe Urzędy Pracy realizujące projekty systemowe w ramach Poddziałania 6.1.3 rozliczając się z przyznanych środków na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz środków przyznanych na podjęcie działalności gospodarczej osobie bezrobotnej uwzględniają kwotę brutto.

Zgodnie z wzorem umowy ramowej o dofinansowanie Projektu w ramach PO KL „beneficjent zobowiązany jest do rejestrowania w internetowej bazie ofert szkoleniowych każdego szkolenia organizowanego w ramach Projektu na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem”. Prosimy o wyjaśnienie kwestii rejestrowania szkoleń indywidualnych gdzie termin rozpoczęcia szkolenia jest narzucony przez Instytucję szkoleniową i w związku z powyższym szkolenie może rozpocząć się przed upływem terminu 10 dni kalendarzowych. W wymienionym przypadku nie będzie możliwe zarejestrowanie takiego szkolenia we wskazanym terminie?  

Gdy nie ma możliwości zarejestrowania szkolenia indywidualnego na 10 dni kalendarzowych przed jego rozpoczęciem to w takim przypadku należy zarejestrować takie szkolenie w możliwie jak najszybszym terminie. Nie rzadziej niż raz w miesiącu. Ponadto: w § 10 pkt. 3 umowy ramowej jest zmiana w/w zapisu (Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach PO KL z 28.II.2008 r.). 

Czy istnieje konieczność załączania list obecności uczestników projektu pod wniosek o refundację części kosztów i składek na ubezpieczenie społeczne w ramach umowy o organizację prac interwencyjnych? 

Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Instytucja Wdrażająca) stoi na stanowisku, że do wniosku o refundację części kosztów i składek na ubezpieczenia społeczne w ramach umowy o organizację prac interwencyjnych  należy załączać listy obecności uczestników projektu lub kserokopie w/w list (potwierdzone za zgodność z oryginałem).

Beneficjent, który korzysta z formy wsparcia na przełomie roku 2008-2009 jest beneficjentem ostatecznym, który kontynuuje swoje wsparcie w roku 2009, czy w związku z powyższym istnieje możliwość zabezpieczenia środków na sfinansowanie zobowiązań z 2008 r.? Czy istnieje możliwość sporządzenia umowy o zabezpieczeniu takich środków? 

W przypadku kontynuowania wsparcia przez beneficjenta ostatecznego w kolejnym roku następującym po roku, który obejmował wniosek o dofinansowanie realizacji projektu możliwe jest zaciąganie zobowiązań finansowych w ramach projektu systemowego na kolejny rok budżetowy. Zobowiązania te będą finansowane w ramach kolejnego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Równocześnie pragnę poinformować, że 30% limit dotyczący zaciągania  zobowiązań finansowych przez PUP na rok następny, zdaniem Instytucji Zarządzającej PO KL nie odnosi się bezpośrednio do projektów współfinansowanych z EFS. Zgodnie bowiem z art. 109 ust.10 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U nr 99, poz. 1001, z póź.zm.): „Organy zatrudnienia oraz ochotnicze hufce pracy mogą zawierać umowy, porozumienia i udzielać zleceń dotyczących realizacji programów rynku pracy finansowanych z Funduszu Pracy, powodujących powstanie zobowiązań przechodzących na rok następny do wysokości 30% kwoty środków (limitów) ustalonych na dany rok kalendarzowy, a łącznie z zobowiązaniami wynikającymi  z realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej  do wysokości określonej przez ministra właściwego do spraw pracy. Zobowiązania te obciążają kwotę (limit) środków Funduszu Pracy na rok następny”. W związku z powyższym w przypadku realizacji projektów finansowanych z EFS limit może przekroczyć 30% kwoty środków (limitów) ustalonych na dany rok kalendarzowy.

Jaki jest zakres danych wprowadzanych do PEFS-a? 

Zakres danych wprowadzanych do PEFS-a w zakresie PO KL określa projekt z dnia 14 grudnia 2007r. Projekt nie został jeszcze ostatecznie zatwierdzony i może ulec zmianie.

Czy istnieje konieczność zmodyfikowania  wzoru pieczątek potwierdzających poniesienie wydatków z EFS. Jeżeli zachodzi taka konieczność prosimy o podanie szczegółowego zakresu zmian. 

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Minimalny opis dokumentu księgowego został określony w dokumencie Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dodatkowo IP II 2 określiła wzory pieczątek potwierdzających  poniesienie wydatków w ramach realizowanych projektów systemowych powiatowych urzędów pracy-(poddziałanie 6.1.3)

Czy na wszystkich dokumentach dotyczących projektu musi się znaleźć informacja o dofinansowaniu ze środków EFS i czy wystarczy, że będzie to informacja o dofinansowaniu czy powinna być też informacja o interwencji EFS? Czy wystarczy informacja: ”Projekt współfinansowany ze środków EFS i budżetu państwa” czy powinno być „Projekt współfinansowany w 85 % ze środków EFS i 15 % z budżetu państwa.”? 

Zakres niezbędnych informacji jakie winny być na każdym dokumencie księgowym został określony w "Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013". Ponadto zdaniem IP II stopnia na każdym dokumencie winien być zapis, że "Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013".
I tak, np. w przypadku szkoleń na dokumentach (np. certyfikatach) powinien znaleźć się minimalny zapis: "Szkolenie jest współfinansowane z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013". Szczegółowe zasady dotyczące oznaczania projektów zawarte są w „Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” dostępnych na stronie www.pokl.dwup.pl w zakładce Promocja PO KL.

W jaki sposób należy zapisać wydatki np. na wyposażenie i materiały biurowe czy wynajem sal, skoro w działaniu 6.1.3 nie ma kosztów pośrednich ? Jaka była idea aby wyrzucić koszty pośrednie ? 

W projektach systemowych powiatowych urzędów pracy został utworzony rodzaj zadania „obsługa projektu” w celu umieszczenia w nim tych kosztów, które ponoszone są z FP i odnoszą się do projektu. Są to m.in. koszty otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego, koszty komunikowania się z pracodawcami i bezrobotnymi, koszty pomocy prawnej z tytułu realizacji zamówień publicznych, koszty amortyzacji sprzętu i wyposażenia, koszty zakupu materiałów biurowych na potrzeby projektu.

W jaki sposób będzie liczona efektywność w trakcie realizacji projektów: czy osobno w odniesieniu do każdego kolejnego projektu (1 rok) czy też całościowo, uwzględniając wszystkie dotychczasowe projekty?

Po zakończeniu każdego roku budżetowego dokonywany jest roczny bilans realizacji projektu systemowego, w tym mierzone są rezultaty osiągnięte w ramach zaplanowanych na dany rok zadań oraz weryfikowana jest faktyczna wartość poniesionych wydatków.

W jaki sposób będzie odzyskiwany przychód w projekcie (np. odsetki na rachunku bankowym), czy będzie potrącany z transzy wypłacanej przez IZ ?

Zgodnie z zasadami finansowania PO KL przychodem nie będą odsetki bankowe na rachunku wyodrębnionym projektu. W przypadku projektów systemowych  odsetki bankowe na wyodrębnionym rachunku bankowym na potrzeby projektu są przekazywane na bieżący rachunek podstawowy Funduszu Pracy danego powiatowego urzędu pracy. Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność  w ramach POKL wyraźnie określa co może być przychodem projektu.

W jaki sposób dokumentować i potwierdzać wydatki?

Wszystkie wydatki ponoszone przez powiatowy urząd pracy w ramach projektu systemowego muszą być zgodne z:
a) Ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
b) Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków  w ramach PO KL
c) Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL
d) Zasadami finansowania PO KL
e) Zasadami określonymi w dokumencie Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.
Dokumentami  potwierdzającymi poniesione wydatki w ramach realizowanego projektu są: faktury, rachunki lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej  wraz z dokumentami zapłaty. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane tak aby widoczny był związek z projektem. W zasadach finansowania PO KL w podrozdziale 3.1.- rozliczanie projektu jest szczegółowo opisane obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej przez beneficjentów, zasad sporządzania wniosków o płatność, dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków oraz wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego beneficjenta.

Jakie należy złożyć załączniki potrzebne do wniosku o dofinansowanie  oraz umowy (np. upoważnienie wydane Dyrektorowi PUP)? 

Załącznikiem do wniosku o dofinansowanie projektu jest harmonogram realizacji projektu oraz szczegółowy budżet projektu. W umowach ramowych stroną umowy jest Powiat-Powiatowy Urząd Pracy, który może być reprezentowany przez Dyrektora PUP jedynie na podstawie udzielonego przez Zarząd Powiatu imiennego pełnomocnictwa szczególnego do zawarcia umowy oraz dokonywania wszelkich czynności związanych z jej realizacją. (Uchwała Zarządu Powiatu).

Jak interpretować zapis umowy o dofinansowanie (§ 17 pkt. 2) że do 10% rezultatów nie trzeba zgłaszać do IW.  Czy dotyczy to również form wsparcia? 

Przesunięcia w rezultatach nie mogą powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych zarówno na to zadanie, z którego przesuwane są środki  jak  również na to zadanie, do którego przesuwane są środki w ramach budżetu projektu określonego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Przy czym przesunięcia te nie wpływają na wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej w ramach projektu.

Jak będzie wyglądała sprawa opieki ze strony pracownika DWUP w zakresie realizowanego projektu – system organizacji pracy na linii DWUP-PUP? 

W DWUP będzie opiekun projektu, który będzie prowadził wszystkie sprawy związane z realizacją projektu.

Sposób promocji w ramach PO KL – wymagania w zakresie wizualizacji?

Dokumentem, który reguluje kwestie promocji i wizualizacji w ramach Narodowej Strategii Spójności jest Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2007-2013, a w szczególności załącznik nr 1 do Strategii - „Księga znaku funduszy europejskich”, gdzie znajdują się zalecenia odnośnie wyglądu pism, dokumentów, wizytówek, materiałów promocyjnych itp.
Ponadto sposób oznaczania projektów w ramach PO KL został szczegółowo opisany w „Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” będących załącznikiem do „Planu komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013”. Oba dokumenty są dostępne na stronie internetowej www.pokl.dwup.pl w zakładce „Promocja PO KL”.

Czy w projektach systemowych możliwy jest zakup sprzętu i wyposażenia i do jakiej kwoty? 

Zgodnie z dokumentem ”Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013” w ramach zadania -prace interwencyjne- możliwe jest finansowanie wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla osób bezrobotnych na zasadach określonych w ustawie. Kwalifikowanie w ramach projektów systemowych wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy, niezależnie od prac interwencyjnych będzie możliwe po wejściu w życie zmienionego Szczegółowego opisu priorytetów PO KL. Przy czym wydatki na wyposażenia i doposażenia stanowiska pracy nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych w projekcie.

Jaki będzie zakres ewaluacji zewnętrznej? Kto go ustali? 

W ramach projektu systemowego wymagane jest przeprowadzanie (ewaluacji) oceny projektu co najmniej dwukrotnie w ciągu realizacji projektu systemowego, w połowie okresu wdrażania projektu oraz na koniec jego realizacji. Przeprowadzenie (ewaluacji) oceny jest zlecane przez  powiatowy urząd pracy wykonawcy zewnętrznemu zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006r. nr 164, poz. 1163 z póź. zm.) Zakres badania określa powiatowy urząd pracy, przy czym powinien on być dostosowany do specyfiki projektu i etapu jego wdrażania.

Audyt w projektach systemowych – wydatek kwalifikowany? 

Audyt w projektach systemowych jest wydatkiem niekwalifikowanym. Z żadnego z dokumentów programowych nie wynika konieczność przeprowadzenia audytu. 

Jaki będzie maksymalny czas trwania projektu?  

Umowa na realizację projektu jest zawierana na okres od 01.01.2008 do 31.12.2013r. 

Czy możliwe będzie kontynuowanie wsparcia przez beneficjenta ostatecznego w roku następnym? (przykład – osoba rozpoczyna 12-miesieczny staż w sierpniu 2008, czy może go kontynuować w roku 2009 w ramach projektu?) 

Tak. Kontynuację wsparcia należy jednak uwzględnić w kolejnym wniosku o dofinansowanie. 

Z jakich źródeł mają być finansowane koszty badań lekarskich, ewaluacja, promocja, zakup sprzętu, materiałów biurowych? Źródłem finansowania ma być w 100% budżet JST czy Fundusz Pracy?
 
Projekty systemowe powiatowych urzędów pracy finansowane są ze środków Funduszu Pracy z algorytmu samorządu województwa oraz  ze środków Funduszu Pracy z algorytmu samorządu powiatu (zadania fakultatywne i aktywne).

Który dzień należy uznać za zakończenie udziału w projekcie w przypadku beneficjenta, który otrzymał dotację na podjęcie działalności gospodarczej? 

Następny dzień po dniu otrzymania środków na podjecie działalności gospodarczej. (zgodnie z art.33 ust.4 pkt. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). 

Czy możliwe jest finansowanie z budżetu projektu wynagrodzeń pracowników? Jeśli tak to na jakich zasadach? 

W projektach systemowych powiatowych urzędów pracy nie ma możliwości finansowania wynagrodzeń pracowników. 

Wnioski o płatność – zasady przesyłania transz, warunki otrzymania kolejnej transzy, częstotliwość składania wniosków;  jakie załączniki będą wymagane przy wniosku o płatność ? 

Zgodnie z zawartą umową ramową transze środków na finansowanie Projektu będą przekazywane na wskazany przez beneficjenta rachunek bankowy. Załącznikiem do wniosku o płatność będzie: zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, wyciąg   z rachunku bankowego za okres, za który składany jest wniosek.

Czy w związku z tym , że wnioski o płatność będą zawierać część sprawozdawczą, nie będzie sprawozdań okresowych? 

Na dzień dzisiejszy Instytucja Pośrednicząca II stopnia nie przewiduje konieczności składania sprawozdań okresowych. 

Jak w praktyce będzie wyglądało sprawdzanie poprawności wniosku o płatność oraz jego załącznika (w sytuacji gdy nie przesyła się dokumentacji źródłowej)? 

Sprawdzanie poprawności wniosku beneficjenta o płatność odbywać się będzie w oparciu o listę kontrolną. Instytucja weryfikująca wniosek o płatność  może wezwać beneficjenta do złożenia wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność.

Kto powinien dokonywać rejestracji szkoleń na stronie www.inwestycjawkadry.pl  Powiatowy Urząd Pracy czy instytucja szkoleniowa, która przeprowadzi szkolenie?
 
Zgodnie z § 10 umowy ramowej beneficjent (PUP) zobowiązuje się do rejestrowania w internetowej bazie ofert szkoleniowych.
Rejestracja szkoleń przebiega dwuetapowo:
- rejestracja instytucji szkoleniowej;
- rejestracja szkoleń.
Do bazy szkoleniowej powinny być wprowadzane dane dotyczące instytucji szkoleniowej, a nie beneficjenta (PUP) (etap rejestracji instytucji szkoleniowej). Dane te mogą być wprowadzane przez beneficjenta lub przez wykonawcę (firmę szkoleniową) w jego imieniu. Jednak za rejestrację w internetowej bazie ofert szkoleniowych, odpowiada Powiatowy Urząd Pracy.