POKL - Ogólne

Zaktualizowany FAQ  dotyczący kwalifikowalności wydatków. Dokument zawiera m. in. nowe zagadnienia oraz zmienioną interpretację dotyczącą podwójnego finansowania w kontekście urlopu wypoczynkowego - pobierz plik

Jak złożyć wniosek o dofinansowanie realizacji projektu ?

Beneficjent powinien wypełnić wniosek o dofinansowanie realizacji projektu  służący do przedstawienia zakresu działań, które chce realizować. Jest on niezbędny, aby wybrać projekty najlepsze pod względem efektywności i zgodności z wymogami PO KL.
W celu sporządzenia wniosku, należy skorzystać z Generatora Wniosków umieszczonego na stronie internetowej: http://www.efs.gov.pl/generatory_wnioskow/Strony/generator_aplikacyjny.aspx  

Czy w przypadku gdy liderem projektu jest przedsiębiorstwo, które poszukuje partnera będącego jednostką samorządu terytorialnego, lider partnerstwa musi przy wyborze partnera zastosować takie same procedury jak wymagane w przypadku realizacji projektów w partnerstwie przez jednostki sektora finansów publicznych ?

Przedsiębiorstwo poszukujące partnerów do wspólnej realizacji projektu nie musi stosować procedur określonych jako zasady wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych przez projektodawców należących do sektora finansów publicznych.

Co oznacza pojęcie "miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego (KC)". KC definiuje miejsce zamieszkania jako "miejsce, w którym osoba przebywa z zamiarem stałego pobytu". Czy oznacza to wyłącznie miejsce zameldowania stałego czy też dopuszcza się zameldowanie tymczasowe? Na jakiej podstawie weryfikować spełnienie niniejszego kryterium przez uczestników projektu?
 
Potwierdzeniem spełnienia kryterium może być oświadczenie uczestnika projektu o zamieszkaniu na danym obszarze zgodne z ww. definicją z KC.
 
Czy wymogi dotyczące realizacji projektów w partnerstwie dotyczące konieczności zamieszczenia z 21-dniowym wyprzedzeniem w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz Biuletynie Informacji Publicznej informacji o poszukiwaniu partnerów do wspólnej realizacji projektu, będących instytucjami spoza sektora finansów publicznych, powodują że w praktyce nie jest możliwe złożenie wniosku o dofinansowanie projektu realizowanego w partnerstwie jeżeli planowany termin jego złożenia uniemożliwia  z ww. wyprzedzeniem uruchomienie procedury wyboru partnerów ?
 
Konieczność zawarcia umowy lub porozumienia dotyczącego partnerstwa w realizacji projektu na etapie składania wniosku o dofinansowanie oznacza, że w przypadku projektów planowanych do realizacji przez jednostki sektora finansów publicznych w partnerstwie z podmiotami spoza  sektora finansów publicznych projektodawca powinien uruchomić z co najmniej 21-dniowym  wyprzedzeniem  (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie) procedury niezbędne do wyłonienia partnerów pamiętając jednocześnie, że wyłoniony partner powinien również aktywnie współuczestniczyć w opracowaniu założeń projektu.
 
Czy wnioskodawcą w konkursie może być np. cech rzemiosł, czyli organizacja skupiająca różnych (najczęściej małych) pracodawców ?

O dofinansowanie mogą występować wszystkie podmioty – z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych), które spełniają kryteria określone w Dokumentacji konkursowej, z wyłączeniem podmiotów określonych w art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). W przypadku „cechu rzemiosł” dodatkowym czynnikiem określającym możliwość aplikowania przez tego typu organizacje jest ich zdolność do samodzielnego podejmowania czynności prawnych i finansowych (działają jako jednolite podmioty wpisane do ewidencji działalności gospodarczej, KRS, rejestru stowarzyszeń, itp.)
   
Czy jeżeli projektodawca założy we wniosku zatrudnienie kadry (np. trener) na podstawie umowy cywilno-prawnej będzie zobowiązany do utrzymania zakładanej we wniosku formy zatrudnienia?

Zastosowanie w trakcie realizacji projektu innej formy zatrudnienia personelu projektowego niż opisana we wniosku o dofinansowanie projektu jest dopuszczalne pod warunkiem, że zmiana ta nie wpłynie na ogólny wzrost kosztów wynagrodzenia kadry, a jej wprowadzenie nie będzie miało negatywnego wpływu na realizację projektu. Wszelkie zmiany skutkujące koniecznością dokonywania przesunięć w budżecie projektu powinny być realizowane zgodnie  z zapisami zawartymi w dokumencie Zasady finansowania PO KL. W praktyce zalecamy informowanie instytucji wdrażającej (IP 2)  o wszelkich zmianach dokonywanych w trakcie realizacji projektu.
 
Jakiego rodzaju zmiany w stosunku do pierwotnie złożonego wniosku można wprowadzać w trakcie realizacji projektu?

Realizacja projektu powinna być zgodna z umową o dofinansowanie realizacji projektu zawieraną pomiędzy beneficjentem a instytucja wdrażającą/IP2, w szczególności niedopuszczalne jest wprowadzanie takich zmian w trakcie realizacji projektu, które powodowałyby , że wcześniej dokonana ocena merytoryczna wniosku byłaby inna, gdyby wprowadzane zmiany zostały zapisane we wniosku o dofinansowanie projektu.  Zasady i zakres dopuszczalnych przesunięć w budżecie projektu w zatwierdzonym do dofinansowania wniosku zostały zawarte w dokumencie Zasady finansowania PO KL. W praktyce zalecamy informowanie instytucji wdrażającej (IP 2)  o wszelkich zmianach dokonywanych w trakcie realizacji projektu.

Kryterium dostępu w konkursie jest doświadczenie Beneficjenta w zakresie realizacji projektów z zakresu promocji przedsiębiorczości lub ekonomii społecznej. Jaka forma doświadczenia jest wystarczająca do określenia spełnienia ww. kryterium? Czy wystarczy jeśli byliśmy realizatorem jako podwykonawca szkoleń z zakresu przedsiębiorczości?

Kryterium dostępu jakim jest doświadczenie Beneficjenta w zakresie realizacji projektów z zakresu promocji przedsiębiorczości lub ekonomii społecznej (wyłącznie w zakresie tworzenia spółdzielni socjalnych) należy uznać za spełnione, jeśli Beneficjent wykaże, iż realizował projekty, o których mowa w dokumentacji konkursowej jako bezpośredni realizator, bądź partner, nie zaś jako podwykonawca usług.
 
Czy w ramach PO KL jest określona wysokość wynagrodzeń dla zespołu odpowiedzialnego za realizację projektu?

Nie ma wytycznych dotyczących wysokości wynagrodzeń dla zespołu odpowiedzialnego za realizację projektu. Niemniej jednak wynagrodzenia należy planować racjonalnie i należy kierować się stawkami rynkowymi.
 
Czy koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz przelewów są kosztem kwalifikowanym?
 
Tak, jeżeli jest to rachunek projektu a przelewy związane z realizacją projektu będą realizowane z rachunku projektu.
 
Co to jest cross-financing ?

Cross-financing,czyli tzw. finansowanie krzyżowe to mechanizm, który pozwala na zaangażowanie środków z jednego funduszu (np. EFS) w realizację działań, których zakres merytoryczny zwyczajowo podlega interwencji innego funduszu (np. EFRR).
W ramach cross-financingu projektodawca ma możliwość min. zakupu lub leasingu sprzętu oraz wyposażenia, dokonywania remontów, dostosowywania lokalu do potrzeb osób niepełnosprawnych czyli finansowania w projekcie inwestycji, których nie można by było  sfinansować z Europejskiego  Funduszu Społecznego a możliwe jest sfinansowanie ich z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
W projektach EFS wykorzystujących cross-financing maksymalna wartość inwestycji wynosi do 10% wartości wydatków kwalifikowanych projektu. 
Przyszli projektodawcy  EFS już na etapie przygotowywania projektu są zobowiązani przewidzieć i zadeklarować, czy mają zamiar skorzystać z cross-financingu, dokonując odpowiednich zapisów w szczegółowym budżecie we Wniosku o dofinansowanie projektu.
 
Czy firma, która dotąd nie realizowała projektów ma szanse na przyznanie dofinansowania ?
 
Firma, która nie realizowała projektów może uzyskać dofinansowanie, ale należy pamiętać o tym, że doświadczenie firmy jest jednym z elementów oceny wniosku, ponadto Instytucja Pośrednicząca może dla poszczególnych konkursów wprowadzać kryteria dostępu dotyczące posiadania doświadczenia w realizacji określonych rodzajów projektów.
 
Czy wydatki na adaptację pomieszczeń dla osób niepełnosprawnych można uznać za kwalifikowalne tylko wówczas, gdy grupą docelową są osoby niepełnosprawne?
 
Wydatki ną adaptację pomieszczeń dla osób niepełnosprawnych będą wydatkami kwalifikowanymi wyłącznie w sytuacji gdy grupę docelową lub jej część będą stanowiły osoby niepełnosprawne. Wydatki te mogą być ponoszone w ramach cross- financingu przy czym należy zaznaczyć że cross-financing nie obejmuje budowy nowych budynków, prac budowlanych, remontów budynków a jedynie niewielkie prace dostosowawcze np. podjazd dla osób niepełnosprawnych.
   
Czy kosztem kwalifikowanym będą koszty za wynajem sali szkoleniowej od partnera?
 
Nie ma możliwości aby partner wynajmował salę szkoleniową projektodawcy/ gdyż partnerzy projektu nie świadczą sobie wzajemnie odpłatnych usług. Istnieje natomiast możliwość nieodpłatnego udostępnienia sali przez partnera na potrzeby projektu. W takim przypadku możliwe jest umieszczenie w budżecie kosztów ponoszonych przez partnera związanych w używaniem sali np. koszty energii elektrycznej, cieplnej, gazowej oraz wody i są to koszty kwalifikowane.

Czy w ramach budżetu zadaniowego jeśli wnioskodawca przewiduje realizację kilku szkoleń w różnej tematyce każde szkolenie jest osobnym zadaniem? Czy osobnym zadaniem jest także jego realizacja jeśli zostanie zlecona firmie zewnętrznej? Czy można wszystkie szkolenia zabudżetować w jednym zadaniu o nazwie koszt realizacji szkoleń?
 
W budżecie można wyodrębnić jedno zadanie np. szkolenia obejmujące wszystkie z nich, jednakże bardziej klarownym zapisem z punktu widzenia oceny merytorycznej byłoby ujęcie każdego ze szkoleń jako odrębne zadanie z wyszczególnieniem w każdym z tych zadań kosztów związanych z organizacją i realizacją danego szkolenia tj. kosztów personelu, wynajmu sali, materiałów dydaktycznych itp. w takim wypadku realizacja szkolenia zlecona firmie zewnętrznej również powinna być ujęta jako osobne zadanie.
  
Czy na potrzeby projektu mogę zakupić sprzęt poza granicami kraju?
 
Jeśli chodzi o zakupy dokonywane w ramach projektu wskazanym jest aby były dokonywane na terenie naszego kraju. Jedynym odstępstwem jest sytuacja, gdy na terenie kraju nie występuje dany produkt lub jego substytut i jedynym wyjściem jest wtedy zakup za granicą.
 
Co należy rozumieć pod pojęciem „koszty zarządu” ?
 
Przez "koszty zarządu" należy rozumieć wynagrodzenie kadry zarządzającej beneficjenta np. wynagrodzenie prezesa firmy, dyrektora instytucji, nie związane bezpośrednio z realizowanym projektem.
 
Czy określono maksymalną wartość zakupywanych do projektu urządzeń?
 
Nie określono takiej kwoty, jednak urządzenia i inne środki trwałe mogą być zakupione wyłącznie w ramach cross-financingu, którego udział w budżecie projektu wynosi maksymalnie 10% (15% Priorytet VII) wydatków kwalifikowanych projektu.
 
Czy można w jednym projekcie łączyć kilka form wsparcia? Np. warsztaty, szkolenia i jednocześnie wsparcie psychologiczno-doradcze?
 
Można w ramach jednego projektu realizować kilka form wsparcia. Warunkiem jest to aby każde z nich było skierowane do grupy docelowej wskazanej we właściwej dla danego Działania dokumentacji konkursowej.
 
Czy właściciel firmy/dyrektor instytucji itp. może pełnić funkcję koordynatora projektu i na jakich zasadach powinien wówczas być rozliczany jego udział w projekcie?

Właściciel firmy / dyrektor instytucji może pełnić funkcję koordynatora projektu, przy czym jego wynagrodzenie powinno być uzależnione od czasu pracy poświęconego w ramach projektu i może być rozliczane w przypadku właściciela firmy na podstawie noty księgowej a w przypadku dyrektora instytucji na podstawie listy płac.
 
Czy koszt posiłków dla uczestników projektu może być kosztem kwalifikowanym ?
 
Posiłki dla uczestników projektu mogą być uwzględnione w budżecie projektu jednak konieczność ponoszenia takiego wydatku musi być racjonalnie uzasadniona w projekcie.
 
Czy osoba zajmująca w projekcie stanowisko ds. wdrażania projektu (m.in. koordynator ds. szkoleń) może jednocześnie być trenerem na szkoleniach?

Nie ma żadnych przeciwwskazań do tego, aby osoba zajmująca stanowisko ds. wdrażania projektu była jednocześnie trenerem na szkoleniach.
 
Co to są koszty kwalifikowalne projektu?
 
Koszty kwalifikowalne są to koszty niezbędne dla realizacji projektu, które zostały uwzględnione w budżecie projektu i spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, są poparte stosownymi dokumentami oraz zgodne z przepisami Unii Europejskiej i krajowymi.
Przykładowe koszty kwalifikowalne to:
 
- koszty zatrudnienia trenerów,
- koszty sprzętu zakupionego na potrzeby realizacji projektu (w ramach cross-financingu),
- koszty materiałów biurowych,
- koszty druku materiałów promocyjnych,
- koszty wynajmu sali szkoleniowej,
- koszty otwarcia oraz prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego,
- koszty porad prawnych,
- opłaty notarialne,
- koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych,
- koszty księgowości,
- koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizacje umowy o dofinansowanie, w szczególności takich jak poręczenie lub gwarancja,
- VAT - pod warunkiem, że został on rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta oraz beneficjent nie ma prawnej możliwości jego odzyskania,
- leasing (refundacja skierowana wyłącznie na rzecz leasingobiorcy, tj. beneficjenta leasingujacego dane dobro),
- odpisy amortyzacyjne.
 
Jaka jest różnica pomiędzy kosztami bezpośrednimi i pośrednimi?
 
W ramach kosztów bezpośrednich Beneficjent wskazuje we wniosku o dofinansowanie rodzaje zadań w ramach projektu. W przypadku, gdy możliwe jest wyodrębnienie odpowiedniej części kosztów na podstawie dokumentów księgowych w odniesieniu do poszczególnego zadania realizowanego w ramach projektu, takie koszty powinny być wykazywane jako koszty bezpośrednie. Koszty pośrednie stanowią tą część kosztów Beneficjenta, która nie może zostać bezpośrednio przyporządkowana do konkretnego zadania będącego wynikiem realizowanego projektu. Wskazany w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL katalog kosztów pośrednich zawiera w szczególności następujące kategorie kosztów: koszty zarządu, opłaty administracyjne (np. opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, amortyzacja usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, koszty ubezpieczenia majątkowego, ochrony, środki do utrzymania czystości, sprzątanie pomieszczeń, dezynsekcja, deratyzacja, koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (długopisów, teczek, tonerów, dyskietek, papieru, itp.).
Koszty pośrednie stanowią koszty związane z techniczną obsługą projektu, których nie można przyporządkować do konkretnego zadania.
 
Czy przed zaakceptowaniem wniosku można rozpocząć realizację projektu?

Tak. Należy mieć na uwadze, iż złożenie wniosku nie jest równoznaczne z jego zaakceptowaniem do realizacji. Przystępując do realizacji projektu przed jego formalnym zaakceptowaniem, wnioskodawca bierze na siebie ryzyko sfinansowania całości projektu z własnych środków w przypadku, gdy projekt nie zostanie zakwalifikowany do dofinansowania.
Tak, jeśli wydatek został poniesiony w okresie realizacji projektu. Jedynym wyjątkiem od tej zasady są poniesione wydatki na wycenę wkładu niepieniężnego oraz na ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, które to wydatki można ponosić przed rozpoczęciem okresu realizacji projektu.
 
Jakie dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w projekcie należy dostarczyć rozliczając projekt?
 
Zgodnie z zapisami  Zasad Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki  Beneficjent załącza do wniosku o płatność wyciągi bankowe z rachunku w przypadku realizacji projektów, na realizację których otrzymuje dotację rozwojową za okres którego dotyczy wniosek o płatność. W przypadku płatności gotówkowych wystarczającym dowodem jest potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia faktury ze wskazaniem, że zapłacono gotówką. W przypadku wypłat gotówkowych dla uczestników stanowiących zwrot kosztów dojazdów lub wypłat dotyczących zwrotu kosztów opieki nad dzieckiem/dziećmi lub osobą zależną dowodem jest lista wypłat wraz z podpisami odbioru gotówki przez uczestników.

Jak dokumentować poniesienie kosztów opieki nad osobami zależnymi od uczestników projektów?

Zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Pośredniczącej Beneficjent (Projektodawca) może zrefundować uczestnikowi projektu koszty opieki nad osobami zależnymi  jednakże na Projektodawcy ciąży obowiązek właściwego udokumentowania wydatków, który pozwoli na prawidłowe rozliczenie ich we wniosku o płatność. W związku z powyższym celem udokumentowania poniesionych kosztów uczestnik projektu powinien zostać zobowiązany do przedłożenia Projektodawcy dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów opieki np. w formie rachunku do umowy cywilno-prawnej na podstawie której świadczona jest opieka lub też rachunku/faktury wystawionego przez instytucję/podmiot gospodarczy sprawujący opiekę w czasie nieobecności uczestnika projektu. Ponadto uczestnika projektu Beneficjent może zobowiązać do potwierdzenia:
- faktu posiadania dziecka (np. kserokopia aktu urodzenia)
- konieczności sprawowania opieki (np. oświadczenie potwierdzające pokrewieństwo/pozostawianie we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą wymagającą stałej opieki ze względu na stan zdrowia)

Czy Beneficjent może rozliczać wyjazdy samochodem prywatnym, (np. na spotkanie z partnerem  w miejscu realizacji projektu) na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu? Jeśli nie, to jak je  dokumentować?

Dokumentowanie  oraz rozliczanie wydatków związanych  z dojazdem  są kwalifikowane, jeśli są ujęte w budżecie projektu i tylko do wysokości kwoty zawartej w projekcie. Kadra zatrudniona w projekcie otrzymuje zwrot kosztów dojazdu na podstawie rozliczonych delegacji oraz ewidencji przebiegu pojazdu.

Na jakiej podstawie  i w jakiej wysokości można wypłacać uczestnikom projektu koszty dojazdu? Czy można to zrobić gotówką ? Jak dokumentować taki wydatek?

Zwrot kosztów dojazdu dla uczestników projektu nie może przekroczyć kwoty przeznaczonej na jednego uczestnika w budżecie projektu. Podstawą ustalenia wysokości kwoty zwrotu jest przedstawienie przez uczestnika, np. kompletu biletów za wszystkie dni szkolenia, w których uczestnik był obecny na zajęciach (dojazd na miejsce szkolenia i z powrotem), biletu 5 – dniowego czy miesięcznego (w uzasadnionych przypadkach).
Refundacją kosztów dojazdu objęci mogą być uczestnicy dojeżdżający na szkolenie z innej miejscowości niż tej, w której odbywa się szkolenie. Podstawą zwrotu kosztów przejazdu publicznym środkiem transportu jest przedłożenie przez uczestnika szkoleń:
- pisemnego oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów dojazdu
- biletów, opatrzonych właściwą datą, wyłącznie za dni szkolenia, w których uczestnik był obecny na zajęciach.
W przypadku, gdy uczestnik dojeżdża własnym środkiem transportu są kwalifikowane  koszty dojazdu na szkolenie równe wartości przejazdowi środkiem komunikacji publicznej lub prywatnej. Podstawą zwrotu kosztów dojazdu własnym samochodem jest przedłożenie przez uczestnika szkoleń:
- pisemnego oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów dojazdu
- kserokopii dowodu rejestracyjnego samochodu
- oświadczenia przewoźnika o cenie biletu na danej trasie.